Quán nhỏ nên thuê bao nhiêu nhân viên để không lỗ? Mổ xẻ thực tế vận hành

Chào Các bạn học viên, trong quá trình tư vấn và đào tạo hàng ngàn chủ quán tại trumphache.com, Trùm nhận thấy một trong những câu hỏi gây đau đầu nhất không phải là “pha món này thế nào cho ngon” mà là: Quán nhỏ nên thuê bao nhiêu nhân viên?

Nhiều bạn mở quán với quy mô vốn chỉ từ 50 – 200 triệu đồng, mặt bằng khoảng 15 – 30m2 nhưng lại rơi vào hai thái cực: Một là thuê quá đông khiến lợi nhuận bị “ngốn” sạch vào quỹ lương; hai là tự mình làm tất cả dẫn đến kiệt sức và dịch vụ đi xuống.

Bài viết này Trùm sẽ mổ xẻ tận gốc rễ vấn đề, dựa trên kinh nghiệm thực chiến để giúp các bạn tìm ra con số định biên nhân sự tối ưu nhất.

Định nghĩa đúng về “Quán nhỏ” trong ngành F&B

Trước khi trả lời câu hỏi quán nhỏ nên thuê bao nhiêu nhân viên, chúng ta cần thống nhất với nhau thế nào là một quán nhỏ. Trong thực tế vận hành, Trùm chia quán nhỏ thành 3 mô hình chính:

• Mô hình Take-away (Mang đi): Diện tích dưới 15m2, chủ yếu bán qua app và khách ghé mua nhanh.

• Mô hình Kiot/Vỉa hè: Tập trung vào một nhóm đồ uống cụ thể (trà sữa, cà phê muối, trà chanh), chỗ ngồi hạn chế.

• Mô hình Cửa hàng nhỏ (Sit-down): Diện tích từ 20 – 40m2, có khoảng 5 – 10 bàn khách ngồi tại chỗ.

Mỗi mô hình này sẽ có đặc thù về quy trình phục vụ khác nhau, từ đó quyết định số lượng nhân sự.

Xem thêm: Phương pháp quản trị nhân sự quán tối ưu

Công thức “vàng” để tính toán số lượng nhân viên

Các bạn học viên cần nhớ, việc thuê người không dựa trên “cảm giác” hay thấy quán đối diện có 3 người thì mình cũng thuê 3 người. Trùm luôn dạy học viên tính toán dựa trên 3 yếu tố cốt lõi:

1. Tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu (Labor Cost)

Thông thường, đối với các quán nhỏ, chi phí nhân sự (bao gồm cả lương chủ nếu chủ trực tiếp làm) nên dao động từ 15% đến 20% tổng doanh thu.

• Nếu doanh thu của bạn là 100 triệu/tháng, quỹ lương tối đa chỉ nên là 20 triệu.

• Nếu bạn trả lương 6 triệu/người/tháng, bạn chỉ được phép có tối đa 3 nhân viên (bao gồm cả bạn).

2. Năng suất lao động của một nhân viên

Trong một ca làm việc, một nhân viên pha chế thạo việc có thể xử lý bao nhiêu đơn hàng?

• Tại các quán vận hành chuyên nghiệp mà Trùm tư vấn, một nhân sự có thể xử lý trung bình 15 – 20 ly đồ uống/giờ ở mức độ thong thả, và lên đến 40 – 50 ly/giờ ở mức độ cao điểm nếu quy trình được tối ưu.

3. Diện tích và khoảng cách di chuyển

Quán càng nhỏ, nhân viên càng phải đa năng. Nếu quán chỉ có 20m2, việc thuê 1 pha chế riêng, 1 chạy bàn riêng, 1 bảo vệ là một sự lãng phí cực lớn. Một nhân sự đứng tại quầy có thể vừa pha chế vừa quan sát khách ra vào.

Phân tích thực tế: Quán nhỏ nên thuê bao nhiêu nhân viên cho từng mô hình?

1. Mô hình Take-away (Chuyên mang đi)

Với mô hình này, khách hàng không ngồi lại hoặc ngồi rất ít. Quy trình chỉ gói gọn: Order -> Pha chế -> Đóng gói -> Giao khách.

• Số lượng tối ưu: 1 – 2 nhân sự/ca.

• Giải pháp của Trùm: Nếu quán mới mở, lượng khách chưa ổn định, Trùm khuyên các bạn học viên nên trực tiếp đứng quán kết hợp thêm 1 nhân viên Part-time vào giờ cao điểm (thường là 7h – 9h sáng hoặc 12h – 13h trưa).

2. Mô hình quán cà phê/trà sữa có chỗ ngồi (20 – 40m2)

Đây là mô hình phổ biến nhất. Khách hàng bắt đầu có nhu cầu về phục vụ tại bàn, dọn dẹp vệ sinh và giữ xe.

• Số lượng tối ưu: 2 nhân sự/ca.

• Phân bổ công việc: * Nhân sự 1: Chốt order, thu ngân và hỗ trợ pha chế.

  • Nhân sự 2: Pha chế chính và hỗ trợ dọn bàn khi trống khách.

• Lưu ý: Ở quy mô này, tuyệt đối không thuê bảo vệ riêng trừ khi mặt bằng quá phức tạp. Hãy sử dụng camera và nhắc nhở nhân viên tự quan sát xe cho khách.

Những sai lầm “chí tử” khi thuê nhân viên cho quán nhỏ

Trùm đã chứng kiến rất nhiều chủ quán thất bại không phải vì đồ uống không ngon, mà vì quản trị nhân sự sai lầm:

1. Thuê nhân viên theo kiểu “người nhà”

Nhiều bạn tận dụng em út, cháu chắt trong nhà vì nghĩ sẽ tiết kiệm và tin tưởng. Thực tế, trong ngành F&B, người nhà thường khó quản lý, khó nhắc nhở về thái độ và quy trình. Khi có xung đột, việc giải quyết cực kỳ mệt mỏi. Trùm luôn khuyên các bạn: Công việc là công việc, hãy thuê người có năng lực và thái độ tốt.

2. Chia việc quá rạch ròi

“Em chỉ pha chế, em không dọn rác” hay “Em chỉ bưng bê, em không biết rửa ly” là những câu nói giết chết quán nhỏ. Với quán nhỏ, sự đa năng (Multi-tasking) là điều kiện tiên quyết. Nhân viên phải biết làm mọi việc từ quét sân, lau bàn đến pha chế cơ bản.

3. Không có giờ cao điểm và thấp điểm

Nhiều chủ quán xếp lịch cứng nhắc: Sáng 2 người, chiều 2 người, tối 2 người. Đây là cách làm cực kỳ lãng phí.

• Thực tế: Quán nhỏ thường chỉ đông vào một vài khung giờ nhất định.

• Chiêu thức của Trùm: Sử dụng nhân sự Full-time làm nòng cốt và dùng nhân sự Part-time (sinh viên) để “đắp” vào những khung giờ cao điểm. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí lương một cách triệt để.

Mổ xẻ vấn đề: Tại sao chủ quán nhỏ nên là “siêu nhân viên” đầu tiên?

Các bạn học viên thường hỏi Trùm: “Anh ơi em thuê hết rồi em chỉ quản lý được không?”. Câu trả lời của Trùm là KHÔNG trong giai đoạn đầu.

Nếu bạn không trực tiếp đứng quán, bạn sẽ không bao giờ hiểu được:

• Khách hàng của bạn hay phàn nàn về điều gì nhất?

• Quy trình pha chế của bạn có đang bị thừa thao tác nào không?

• Nhân viên có đang lãng phí nguyên liệu của bạn hay không?

Khi chủ quán đứng trực tiếp, bạn sẽ tiết kiệm được ít nhất lương của 1 nhân sự Full-time (khoảng 6 – 8 triệu/tháng). Với một quán nhỏ, đây chính là số tiền lãi đầu tiên bạn có được.

Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự tối giản cho quán nhỏ

Để không phải đau đầu về việc nhân viên nghỉ việc liên tục, các bạn cần có một bộ quy chuẩn ngay từ đầu:

Bước 1: Mô tả công việc rõ ràng

Đừng nói chung chung là “đến làm việc”. Hãy ghi rõ: Thời gian làm việc, công việc cụ thể (pha chế, dọn dẹp, kiểm kho), mức lương và thưởng.

Bước 2: Đào tạo kỹ năng tại chỗ

Tại trumphache.com, Trùm luôn nhấn mạnh vào việc xây dựng bảng công thức (SOP) chuẩn. Nhân viên mới chỉ cần nhìn vào bảng là có thể làm được 80% chất lượng đồ uống. Điều này giúp bạn giảm sự phụ thuộc vào “ngôi sao pha chế” – những người thường hay đòi tăng lương hoặc nghỉ việc đột ngột.

Bước 3: Cơ chế thưởng phạt công minh

Dù quán nhỏ, cũng cần có thưởng theo doanh số hoặc thưởng chuyên cần. Một khoản thưởng nhỏ (200k – 500k) sẽ giúp nhân viên gắn bó hơn nhiều so với việc chỉ nhận lương cứng.

Áp dụng công nghệ để giảm bớt nhân sự

Nếu bạn đang băn khoăn quán nhỏ nên thuê bao nhiêu nhân viên, hãy xem xét việc đầu tư vào công nghệ. Đôi khi, một phần mềm quản lý bán hàng có thể thay thế cho một nhân sự thu ngân.

• Sử dụng QR Code tại bàn: Khách tự gọi món, đơn hàng đổ về quầy bar. Bạn bớt được 1 người đi lấy menu và ghi chép.

• Máy pha cà phê tự động/Bán tự động: Giảm thời gian pha chế, một người có thể làm được nhiều việc hơn.

• Thanh toán chuyển khoản/Ví điện tử: Giảm thời gian kiểm đếm tiền lẻ, tránh thất thoát.

Những thực tế đau lòng khi quán nhỏ thuê quá nhiều hoặc quá ít người

Trường hợp 1: Thuê quá ít (Chủ quán tự bào mòn chính mình)

Trùm từng gặp một bạn học viên mở quán cà phê muối tại Hà Nội. Vì muốn tiết kiệm, bạn tự làm tất cả từ 7h sáng đến 10h tối. Kết quả là sau 3 tháng, quán rất đông khách nhưng bạn phải đóng cửa vì… kiệt sức và đổ bệnh. Lợi nhuận kiếm được không bù nổi tiền thuốc và sự mệt mỏi.

• Bài học: Khi doanh thu đạt đến ngưỡng ổn định, hãy thuê thêm người để giải phóng bản thân cho việc suy nghĩ chiến lược phát triển quán.

Trường hợp 2: Thuê quá đông (Lỗ trên sổ sách dù khách đông)

Có quán diện tích chỉ 30m2 nhưng lúc nào cũng có 4 – 5 nhân viên đứng túm tụm nói chuyện vì không có việc làm. Khách nhìn vào thấy quán lộn xộn, chủ nhìn vào thấy chi phí lương lên tới 40% doanh thu.

• Bài học: Thừa nhân sự còn nguy hiểm hơn thiếu nhân sự, vì nó tạo ra môi trường làm việc lười biếng và thiếu chuyên nghiệp.

Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên chuẩn 

Lời khuyên của Trùm dành cho các chủ quán tương lai

Để chốt lại câu hỏi quán nhỏ nên thuê bao nhiêu nhân viên, Trùm đưa ra lộ trình như sau cho các bạn học viên:

1. Giai đoạn 1 (Tháng đầu tiên): Chủ quán trực tiếp đứng + 1 nhân viên Part-time. Mục tiêu: Hiểu khách và tối ưu quy trình.

2. Giai đoạn 2 (Tháng thứ 2 – 6): Khi lượng khách ổn định, hãy thuê 2 nhân viên Part-time xoay ca để chủ quán có thời gian đi khảo sát thị trường, cập nhật món mới.

3. Giai đoạn 3 (Khi có lãi ổn định): Thuê ít nhất 1 nhân viên Full-time làm trưởng ca để quán có thể vận hành tự động một phần.

Nhớ rằng, nhân sự trong ngành F&B là một dòng chảy. Đừng kỳ vọng ai đó sẽ làm việc cho bạn cả đời ở một quán nhỏ. Hãy xây dựng một hệ thống sao cho bất kỳ ai vào cũng có thể làm việc tốt ngay lập tức.

Nếu các bạn đang gặp khó khăn trong việc vận hành, tính toán chi phí hay cần những bộ công thức đồ uống chuẩn để tối ưu hóa quy trình pha chế, hãy tham khảo các khóa học tại trumphache.com. Trùm luôn sẵn sàng đồng hành cùng các bạn trên con đường khởi nghiệp đầy thách thức này.

Hy vọng bài viết này đã giải đáp được thắc mắc của các bạn về việc định biên nhân sự. Đừng để quỹ lương biến thành gánh nặng khiến giấc mơ khởi nghiệp của bạn tan vỡ. Hãy tính toán bằng con số, đừng làm bằng cảm xúc.

Chúc các bạn học viên kinh doanh thành công!